Ricoh Puerto Rico destaca la automatización como herramienta para mejorar la eficiencia empresarial

Ejecutivos de la compañía abordaron en el podcast Hecho en el Sur cómo la inteligencia artificial, la digitalización y el trabajo híbrido pueden ayudar a empresas y entidades gubernamentales a reducir costos y optimizar sus operaciones

La tecnología puede convertirse en una ventaja competitiva para empresas de todos los tamaños cuando se utiliza para identificar y transformar aquellos procesos rutinarios que consumen tiempo, recursos y dinero sin que necesariamente sean medidos por las organizaciones.

Ese fue uno de los principales planteamientos del episodio 27 de la segunda temporada de Hecho en el Sur, podcast oficial de la Cámara de Comercio del Sur y El Vigía News, que contó con la participación de María del Pilar de Jesús y Erick Rivera, ejecutivos de Ricoh Puerto Rico.

Durante la conversación, De Jesús explicó que muchas empresas mantienen tareas repetitivas que forman parte de su operación diaria, pero cuyo impacto pocas veces es analizado. Minutos dedicados individualmente a estos trabajos pueden convertirse en numerosas horas cuando se multiplican entre varios empleados.

La ejecutiva, quien trabaja principalmente con pequeñas y medianas empresas, señaló que evaluar estos procesos permite identificar oportunidades para hacer las operaciones más eficientes y rentables.

Rivera, quien atiende cuentas gubernamentales, indicó que situaciones similares ocurren en municipios, agencias e instituciones. Según explicó, existen procesos documentales en los que pueden intervenir decenas de personas, aumentando los costos, retrasando trámites y creando retos relacionados con el manejo y la confidencialidad de la información.

Entre las principales tendencias discutidas figuraron la inteligencia artificial, la automatización de procesos y el trabajo híbrido. De Jesús sostuvo que, aunque muchas pequeñas empresas todavía perciben estas tecnologías como soluciones reservadas para grandes corporaciones, su implementación puede adaptarse a necesidades y presupuestos específicos.

Los representantes explicaron además que Ricoh ha ampliado su modelo de negocio más allá de los equipos de impresión y multifuncionales, posicionándose como integrador de soluciones que pueden combinar hardware, software, manejo de proyectos, consultoría y servicio técnico. La compañía cuenta, según indicaron durante el programa, con más de 70 técnicos en Puerto Rico.

Uno de los ejemplos presentados durante la entrevista fue el de una oficina médica donde personal de enfermería dedica parte de su tiempo a procesos administrativos y de facturación. De Jesús aseguró que mediante la automatización se han logrado agilizar procesos que anteriormente podían tomar semanas o meses para completarse en días o incluso horas, permitiendo que los empleados concentren más tiempo en funciones relacionadas directamente con el servicio al paciente.

También se mencionaron tareas como el envío automático de solicitudes de cotización a suplidores, recordatorios, aprobaciones, notificaciones y otros flujos de trabajo administrativos que pueden digitalizarse para mejorar el seguimiento y reducir trabajo clerical.

Los ejecutivos recomendaron a los empresarios comenzar evaluando aquellos procesos que parecen tomar más tiempo del necesario. Señalaron que una evaluación externa puede ayudar a descubrir oportunidades que pasan inadvertidas dentro de la rutina diaria de una organización.

El episodio forma parte de Hecho en el Sur, espacio dedicado a discutir tendencias, retos y oportunidades relacionadas con el desarrollo empresarial de la región sur de Puerto Rico.